Ce modèle applique la méthode des quatre blocs : LES CHOSES, LES LIENS, LES ÉTATS, LES CHIFFRES, à une copropriété gérée par un syndic bénévole. Il est rempli pour un immeuble de dix-huit lots : l'exemple montre comment décrire les appels de fonds et les règlements sans se perdre dans les cas particuliers.
Le syndic bénévole occupe une place que les logiciels du marché servent mal. Les outils professionnels sont conçus pour un cabinet qui gère des dizaines d'immeubles, avec la comptabilité réglementée et la facturation client qui vont avec ; le copropriétaire qui tient l'immeuble le week-end n'a besoin ni de l'une ni de l'autre. Il a besoin de savoir qui a payé, ce qui est en panne, et où en est le budget.
Pour l'adapter, partez de vos réalités : votre découpage en lots, vos postes de charges, votre rythme d'appels (trimestriel dans l'exemple, parfois semestriel). Décrivez le fonctionnement normal d'un exercice ; les exceptions s'ajouteront sur une structure saine.
Rempli avec vos mots, ce texte sert de brief à un développeur : ou de description soumise telle quelle à Blueprint Maker, qui en tire un plan d'application à valider puis une application générée : base de données, fiches et listes, tableau de bord et données de démonstration. Un outil que le syndic bénévole suivant retrouvera intact, avec le code exportable si la copropriété veut le garder.
Le modèle à copier
Mon activité : syndic bénévole d'une copropriété de 18 lots, un exercice par année civile, des appels de fonds trimestriels. CHOSES suivies : - Lots (numéro, étage, type appartement, cave ou parking, tantièmes) - Copropriétaires (nom, e-mail, téléphone, adresse de correspondance) - Appels de fonds (trimestre, exercice, montant total, date d'émission, date d'échéance) - Règlements (montant, date, mode de paiement) - Incidents (description, lieu dans l'immeuble, date de signalement) - Interventions (prestataire, date, montant, poste de charges) LIENS : - Un lot appartient à un copropriétaire. - Un appel de fonds est adressé à un copropriétaire pour un lot. - Un règlement solde tout ou partie d'un appel de fonds. - Une intervention répond à un incident. ÉTATS d'un appel de fonds : émis, réglé, partiellement réglé, en retard. ÉTATS d'un incident : signalé, devis demandé, en cours, résolu. CHIFFRES à voir chaque matin : - Copropriétaires à jour et copropriétaires en retard - Montant appelé et montant encaissé sur l'exercice - Incidents ouverts, dont ceux sans devis - Dépenses de l'exercice par poste de charges
Adapter ce modèle à votre copropriété
- Tantièmes : gardez-les comme champ du lot plutôt que comme entité séparée. Ils servent à répartir un montant entre les lots, ce qui est un calcul, pas une chose à suivre.
- Plusieurs lots pour un même copropriétaire : le lien « un lot appartient à un copropriétaire » le couvre déjà. Une personne qui possède un appartement et deux caves apparaît une fois, avec ses trois lots rattachés.
- Rythme d'appels : remplacez « trimestre » par « semestre » ou par le vôtre. La structure ne change pas, seul le mot change.
- Travaux votés : si vous suivez un chantier voté en assemblée, ajoutez une entité « Travaux » (intitulé, montant voté, exercice) avec un lien « une intervention se rattache à des travaux ». N'en faites pas un poste de charges déguisé.
- Restez sur le suivi opérationnel : la comptabilité de copropriété est réglementée et a ses outils dédiés, tout comme la tenue des assemblées générales. Cet outil suit qui a payé, ce qui est en panne et où va le budget, pas le grand livre ni les procès-verbaux.