Ce modèle applique la méthode des quatre blocs, LES CHOSES, LES LIENS, LES ÉTATS, LES CHIFFRES, au cabinet dont la matière première est le dossier : conseil, expertise, professions libérales. Il est rempli pour un cabinet d'expertise à trois intervenants : l'exemple montre comment décrire le fil d'un dossier, de l'ouverture à la clôture, sans jamais décrire un écran.
Pour l'adapter, suivez votre propre pratique : ce qui déclenche l'ouverture d'un dossier, qui traite, ce qui fait avancer, ce qui autorise la clôture. Le bloc ÉTATS est décisif : vos étapes réelles de traitement, dans l'ordre où elles se succèdent, avec les mots que le cabinet emploie déjà.
Rempli avec votre vocabulaire, ce texte sert de brief à un développeur, ou de description soumise telle quelle à Blueprint Maker, qui en tire un plan d'application à valider puis une application générée : base de données, écrans, tableau de bord et données de démonstration.
Le modèle à copier
Mon activité : cabinet d'expertise, trois intervenants, une trentaine de dossiers actifs en permanence. CHOSES suivies : - Clients (raison sociale ou nom, contact, secteur) - Dossiers (référence, objet, date d'ouverture, échéance de rendu, intervenant responsable, montant d'honoraires convenu) - Actes (date, nature, réunion, analyse, rédaction, déplacement, durée, compte rendu court) - Échéances (date, nature, rendu, audience, dépôt, relance, dossier concerné) - Intervenants (nom, rôle) LIENS : - Un dossier appartient à un client. - Un acte se rattache à un dossier. - Une échéance se rattache à un dossier. - Un dossier a un intervenant responsable. ÉTATS d'un dossier : ouvert, en cours, en attente de pièces, en attente client, à facturer, clos. CHIFFRES à voir chaque lundi : - Échéances des 15 prochains jours - Dossiers en attente (pièces ou client) depuis plus de 15 jours - Temps passé par dossier sur le mois - Dossiers à facturer
Adapter ce modèle à votre cabinet
- Votre unité de travail : « dossier » se remplace par mission, affaire ou étude, gardez le mot que le cabinet emploie, il structurera les écrans.
- Les états d'attente : distinguer « en attente de pièces » et « en attente client » évite le dossier qui dort sans responsable désigné, c'est souvent le premier bénéfice de l'outil.
- Temps passé : l'entité Actes donne le relevé par dossier. Si vous facturez au temps, ajoutez un taux horaire par intervenant ; si vous êtes au forfait, le relevé sert au pilotage de rentabilité.
- Conflits d'intérêts et confidentialité : si votre déontologie l'exige, ajoutez un champ « partie adverse » sur le dossier, la recherche par nom le fera ressortir avant l'ouverture d'un nouveau dossier.
- La facture conforme se fait dans votre outil de facturation : l'état « à facturer » sert à ne rien laisser passer, pas à éditer la facture.